En el mundo laboral es bien sabido que las reuniones entre los involucrados de un proyecto, negocio, etc. encuentran desafíos que deberán sortear en equipo, por lo tanto, las juntas o reuniones de trabajo son una necesidad que se presenta muy a menudo.

Actualmente, en el mundo tan ocupado en el que vivimos, es importante ser muy eficiente y debemos ser muy conscientes del tiempo de los demás. Por lo tanto, antes de pensar en convocar a una junta, deberás hacerte tres preguntas iniciales:

  1. ¿Es necesaria la junta? ¿Es decir, realmente necesitas reunir a los involucrados de un tema? O se puede resolver de otra manera. Muchas veces pueden lograrse objetivos similares sin necesidad de convocar a los involucrados al mismo tiempo.
  2. Claridad del objetivo. ¿Qué quieres resolver con esa reunión? El objetivo debe ser concreto y medible.
  3. Enfoque de la junta. Este punto va muy de la mano con el punto anterior, si tu objetivo es claro, entonces es fácil mantener la junta enfocada. Si por el contrario tu objetivo es ambiguo, es probable que el enfoque de la junta se pierda y acabes hablando de otros temas que no eran parte de la junta.

Existen diferentes roles en toda junta que, al momento de convocarla, deberás tener claro para abonar a la eficiencia de la misma, y son:

  • Facilitador: Mantiene al grupo sobre el camino.
  • Responsable del tiempo: Se ocupa que las diferentes fases de la junta cumplan con los marcos de tiempo preestablecidos para cumplir con la agenda de la junta.
  • Tomador de Minutas: Registra los acuerdos.
  • Participantes: Brindan actualizaciones y toman decisiones.

Recuerda:                                      

 “Si no está en la minuta, nunca paso”

MANOS A LA OBRA

 Una vez que tienes el objetivo claro es momento de actuar!!!

Invita a los involucrados que son importantes en la reunión, y envía una invitación tan pronto como sea posible, para evitar fallas con los horarios asegúrate que el horario que propones es un horario viable y factible,

Es de mucha ayuda sondear a tus participantes para tener una idea clara de la hora y el lugar que mas les conviene a todos. Recuerda que es responsabilidad del convocante asegurarse que todos sus convocados hayan recibido la invitación así que aplica el 1-2:

                1.- Envía por correo

                2.-Confirma por teléfono

En tu correo debes incluir:

  • Participantes requeridos: Son aquello que no pueden faltar.
  • Participantes opcionales: Son aquellos que no son necesarios pero es deseable que asistan.
  • Título de la junta: Nombre del proyecto / tópico a tratar, por ejemplo:

Proyecto Locales comerciales Mazunte / Estatus semanal del proyecto

  • Fecha / Hora / Lugar
  • Objetivo: Este es muy importante. A qué van los participantes?
  • Agenda: Puntos a cubrir. Debes incluir el responsable y la duración del punto
  • Resultados esperados: Qué vamos a obtener una vez que la reunión finalice?
PREPARANDO TU JUNTA

Desarrolla los temas que quieres tocar en una presentación, sin embargo unos minutos antes de tu reunión obviamente deberás LLEGAR TEMPRANO. Asegúrate que hay suficientes asientos y elimina los distractores de la sala de juntas.

Normalmente pasa (y mas para nosotros como latinoamericanos) que no llegan todos a tiempo. Por lo tanto, siempre date unos minutos para que llegue la mayoría, sin embargo, por respeto a los que llegaron puntuales no dejes pasar mas de 10 minutos, mínimo podrán ser 5 minutos de espera para iniciar. Así que puedes iniciar tu reunión aunque no tengas a todos los participantes. Sin embargo, si la reunión no puede avanzar, CANCELALA y recalendariza inmediatamente.

DURANTE TU JUNTA

Siempre empieza presentándote y asegurándote de que todos los asistentes se conocen entre ellos, si no fuera así, entonces dá pauta a que se presenten unos a otros.

Posteriormente porcede a enunciar el objetivo de tu junta. Esto ayudará a recordar a todos aquellos a lo que van a la reunión.

DESARRLLO. Como facilitador de tu junta debes ceder la palabra a los responsables de cada punto, SIEMPRE debes de estar pendiente del tomador de minuta y del responsable del tiempo.

Como consejo, te recuerdo que debes estar continuamente monitoreando el pulso de la junta. ENFRÍALA, cuando suban los humores de tono o REGRESALA A CAUSE cuando se salga del tema u objetivo trazado

CIERRE. Enuncia un resumen de tu reunión y revisa que los objetivos hayan sido cumplidos.

Tan pronto como termine tu reunión, DALE SEGUIMIENTO!!!

  1. Pule tus notas
  2. Programa la siguiente junta
  3. Publica la minuta
    1. Recuerda que existen diferenes calidades de comunicación de la minuta:
      1. Mala calidad: Si mandas la minuta con mayor diferencia a un dia hábil
      1. Regular: Si te tardas 1 dia hábil
      1. Buena: el mismo dia hábil
      1. Muy buena: en menos de una hora.!!!

Recuerda que una buena Administracion de Juntas lleva DISCIPLINA, y su ciclo se puede desarrollar de la siguente manera:

  1. PLANEACION
  2. PREPARA tu junta
  3. FACILITA
  4. CIERRA tu junta y COMPARTE

Todo lo anterior forma parte de una correcta gestión de la COMUNICACIÓN.

Finalmente recuerda que las juntas fallan, entre otros problemas, por la presencia de una o más de las siguientes razones:

Deficiente administración del tiempo: No se tiene programado el tiempo que se le dedicará a cada tema y por lo tanto, no hay como controlar su duración.

Falta de claridad de objetivos: Los asistentes a la junta desconocen el propósito de la misa, por lo que es probable que no vengan preparados

Falta de enfoque: Los temas a tratar se desvían de los objetivos de la junta y los participantes comienzan a perder el interés o se consume el tiempo de la reunión

Objetivos fuera del alcance: Sucede con frecuencia que se desea resolver más de lo que se puede resolver en una misma junta. Enfócate solamente en lo posible con el tiempo que dispondrás. Recuerda que un proyecto no se resuelve en una junta.

Participantes equivocados: Asisten convocados que no deben estar ahí, posiblemente porque no son los especialistas en el tema o no son lo que deben tomar las decisiones, etc.

Mala planeación de la junta: El horario no es el mejor, o tal vez el lugar no es de fácil acceso para los convocados

Ahora ya lo sabes….

Y tu, Estás listo para que tus juntas sean un éxito?

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2 commentarios

José F Madero · agosto 24, 2019 a las 1:52 pm

Estoy de acuerdo en las juntas, nosotros las llamamos junta preliminar de trabajo e involucramos a todos los participantes en el proyecto. Aún así tenemos concientizar a nuestros clientes, porque a veces a pesar que tienen en la mano los proyectos, no conocen lo que quieren, no es solamente ofrecer y vender un servicio, sino para que, cómo y cuándo lo va a utilizar.

    Rob · agosto 29, 2019 a las 8:19 pm

    Así es Jose,
    Estoy de acuerdo contigo
    Pasa seguido que el cliente no conoce lo que quiere y es nuestro deber alinearlo y ayudarlo a obtener lo que busca.

    Saludos

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