En el dia a dia de todo proyecto nos encontramos una serie de actividades que debemos ejecutar para gestionar nuestro proyecto. El primer problema que surge es: ¿Que tiene prioridad? ¿Lo urgente o lo importante?

Si bien algo importante es aquella actividad inherente a su interés o al alcance de sus efectos, mientras lo urgente se reconoce por el apremio que implica o por las consecuencias que su falta puede causar. Por ejemplo, algo importante es hacer ejercicio sin embargo algo urgente es la entrega de un informe con deadline

Es así como se desprende la grafica de la urgencia vs la importancia manifestada en cuatro cuadrantes

Lo urgente e importante. Es indispensable dedicarle tiempo sin demora y con enfoque obviamente sin olvidar los otros tres cuadrantes. Es decir RESUELVE YA!!!!

Lo urgente pero no importante. Como lo menciona la gráfica DELEGA!!! No quieras ser un todólogo. No busques resolverlo todo.

Lo importante pero no urgente. Es justamente en este cuadrante donde mas debemos trabajar ya que un buen PM sabe planificar y programar sus actividades de mayor importancia para que se puedan desarrollar en tiempo y forma. De esta manera evitamos que dichas actividades se transformen en urgentes y debamos de ejecutarlas por encima de todo.

Lo no urgente ni importante. CUIDADO!!! Estas actividades nos quitan muchísimo tiempo productivo. Los grupos de Watsapp, redes sociales. Limita su uso.

COMO IDENTIFICO?

Actividades Urgentes:

Si dos tareas implican el mismo consumo temporal ha de considerarse urgente aquella que tenga la fecha limite más cercana

Cuando existen dos tareas con la misma fecha límite, la de mayor urgencia será la que requiere de mayor tiempo para terminarla

Si descubres que una tarea es mas larga de lo previsto entonces incrementas su grado de urgencia

Actividades Importantes:

Estas se diferencian del resto porque producen resultados tangibles y se encuentran acordes con los entregables del proyecto.

Pueden definirse como tareas clave, sin embargo, su principal riesgo es su aplazamiento debido a un menor grado de urgencia. OJO.- Si esto sucede es que no estas planificando

Recuerda que cuando establezcas prioridades entre diferentes tareas la mas importante es la de efectos mas graves en caso de no ejecutarla. Si las consecuencias de una actividad cambian, cambia también importancia de la misma, ya sea que se incremente o se reduzca, aunque la tarea siga siendo la misma.

Recuerda que la gestión correcta de las actividades que conforman un proyecto, es parte de la visualización que todo Project Manager debe buscar para desarrollar sus habilidades y así visualizar el proyecto desde el corto, el mediano y largo plazo. Todo esto es fundamental cuando se trata de administrar un proyecto.

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